Politique de confidentialité

I – Objectifs de notre politique de confidentialité :

La confidentialité et la sécurité sont de la plus haute importance pour le Village de François. Nous la mettons à votre disposition afin que vous disposiez d’informations claires et transparentes sur les traitements mis en œuvre dans le cadre des services proposés sur notre site. Nous nous assurons que nos mesures techniques et organisationnelles respectent vos droits relatifs à la protection des données. Pour cela, nous nous conformons à la règlementation en vigueur et notamment au Règlement Général sur la protection des données (ci-après « RGPD »), entré en vigueur le 25 mai 2018, qui vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

Vous trouverez ci- dessous nos règles concernant la gestion, le traitement et le stockage des données personnelles soumises dans le cadre de nos services.

II – Champ d’application :

Pour que vous puissiez saisir pleinement les informations qui vous seront communiquées, le Village de François synthétise pour vous les notions essentielles à comprendre.

Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Une donnée à caractère personnel, au sens de l’article 4 (1) du RGPD, est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable par le regroupement de plusieurs informations (éléments d’identité, éléments de localisation, opinions religieuses, historique de navigation, …).

Vous êtes identifié lorsque vous fournissez des informations comme votre nom de famille et votre prénom. En l’absence de ces informations, vous pouvez notamment être identifié lorsque vous fournissez :

Un identifiant (ex : pseudo, adresse IP)
Vos coordonnées (ex : adresse email, numéro de téléphone)
Un numéro d’identification (ex : n° du formulaire de contact)

Qu’est-ce qu’un traitement ?

Un traitement de données à caractère personnel est, au sens de l’article 4 (2) du RGPD, toute opération ou tout ensemble d’opérations appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que :

La collecte
Le stockage
L’enregistrement
La transmission

Retenez que toute action relative à vos données personnelles constitue un traitement desdites données.

Le responsable de traitement est, au sens de l’article 4 (7) du RGPD, la personne qui détermine, seul ou conjointement, les finalités de chaque traitement et les moyens du traitement.
Le sous-traitant, au sens de l’article 4 (8) du RGPD, est la personne physique ou morale (entreprise ou organisme public) qui traite des données pour le compte d’un autre organisme (le responsable de traitement), dans le cadre d’un service ou d’une prestation.

Comment recueillons-nous votre consentement ?

En vous inscrivant à nos services et/ou en remplissant un formulaire de contact sur notre site internet, vous convenez et acceptez que nous puissions recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données personnelles transmises, en conformité avec les règles exposées ci-après.

En nous donnant votre consentement, vous conservez également vos droits d’accès et de communication, de rectification, de portabilité, ainsi que le droit d’effacement ou « droit à l’oubli » de vos données personnelles. Ces droits vous sont expliqués dans la partie « les droits dont vous disposez » de notre politique de confidentialité.

III – Le traitement de vos données à caractère personnel :

Pourquoi l’association a besoin de collecter vos données ?

L’objectif principal de la collecte de vos données à caractère personnel est de vous offrir un service adéquat, optimal, efficace et légal.
A cette fin, les données que le Village de François collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes :

Concernant le site internet :

La gestion des contacts par courrier électronique, par téléphone et par formulaire
La promotion de la vie de l’association
La réservation auprès de notre hôtellerie
La collecte de dons
La rédaction de contrats liés à l’hébergement de résidents

Concernant le fonctionnement de l’association :

Activités de traitements réalisées en tant que responsable de traitement de données :

Gestion administrative des personnels
Gestion comptable
Gestion de la communication et des réseaux sociaux
Gestion des moyens numériques et télécoms
Gestion du site internet
Gestion des demandes adressées au référent de la protection des données
Gestion de l’hôtellerie et de la restauration
Gestion des adhésions
Gestion des assemblées
Gestion des dons
Gestion des partenariats
Gestion des résidences

Le Village de François s’engage à ce que vos données soient traitées dans le respect des finalités précitées ainsi que pour des finalités qui leur sont compatibles.

Dans le respect du principe de minimisation des données traitées, posé par le RGPD, le Village de François s’engage à ce que les données collectées soient adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités.

Quelles données sont collectées par l’association ?

De manière générale, lorsque vous échangez avec le Village de François de toute autre manière, la communication de vos données est volontaire.

Le Village de François collecte automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au site internet, notamment, les informations sur votre navigation (voir « IV – Les cookies »).

Le Village de François s’engage à ce que ces données soient obtenues et traitées loyalement.

Lorsque vous vous inscrivez à nos services, vos données personnelles peuvent être traitées. Le Village de François collecte différents types de données à caractère personnel vous concernant.

Nous tenons à jour un registre des activités de traitement qui recense l’ensemble des données collectées que nous traitons en tant que responsable de traitement. Ce registre peut être communiqué sur demande adressée à notre relais RGPD à l’adresse : administration@levillagedefrancois.com

Qui collecte les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont collectées par le responsable de traitement.

Au sein de le Village de François, il s’agit du responsable du service habilité au traitement des données (Comptabilité, Ressources Humaines, Administration…)

Vous pouvez contacter le relais RGPD au sein de notre association via l’adresse : administration@levillagedefrancois.com

Les fondements juridiques du traitement de données

Le Village de François collecte vos données à caractère personnel pour les finalités décrites au point 1 de la présente politique de confidentialité. Le Village de François collecte et traite vos données à caractère personnel uniquement lorsque cela repose sur un des fondements juridiques suivants :

Consentement de la personne concernée : sous réserve d’avoir obtenu votre consentement, le Village de François est autorisé à collecter et traiter vos données à caractère personnel.
Exécution de relation contractuelle avec le Village de François : vos données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat auquel vous avez souscrit ou auquel vous souhaitez souscrire.

Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat.

Remplir une obligation légale : vos données sont nécessaires pour remplir une obligation légale telle que les règles comptables applicables en matière de gestion de la formation.
Intérêt légitime du responsable de traitement : le Village de François pourra traiter vos données à caractère personnel aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment pour :

Ex : réaliser des enquêtes de satisfaction, organiser des jeux-concours, gérer les impayés et les contentieux.

Nécessaire pour l’exécution d’une mission de service public
Nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée

Quelle est la durée de conservation des données à caractère personnel ?

Le Village de François collecte vos données personnelles pour les besoins relatifs à l’exécution de ses obligations contractuelles. Nous conservons ces données dans des bases de données actives, des fichiers ou d’autres types de document, et ce, tant que vous utilisez nos services.

Le Village de François ne stocke vos données que le temps nécessaire à la poursuite des finalités pour lesquelles elles sont collectées, à l’exécution de la relation contractuelle ou dans le respect de ses obligations légales.

Une fois la durée dépassée, les données doivent être archivées, supprimées ou anonymisées.

Vous trouverez, ci-dessous, un tableau, non exhaustif, récapitulant les durées de conservation que nous mettons en œuvre concernant vos données à caractère personnel.

Finalité du traitement	Durée de conservation	Texte de référence
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale	5 ans	art. L.110-4 Code de commerce
Documents bancaires (relevé bancaire, talon de chèque…)	5 ans	art. L.110-4 Code de commerce
Contrat conclu par voie électronique à partir de 120 €	10 ans (à compter de la livraison/ prestation)	art. L134-2 du Code de la consommation
Correspondance commerciale : bon de commande, de livraison ou de réception.	10 ans	art. L123-22 du Code de commerce
Factures clients et/ou fournisseurs	10 ans (à compter de la clôture de l’exercice comptable)	art. L123-22 du Code de commerce
Gestion des commandes, des livraisons, de la facturation et des comptes clients.	10 ans	art. L123-22 du Code de commerce
Gestion du fichier client	Les données des clients sont conservées pendant le temps de la relation commerciale. Toutefois elles peuvent être conservées à des fins de prospection commerciale pendant une durée maximale de trois (3) ans à compter de la rupture de la relation commerciale	Norme simplifiée n°48
Constitution et gestion d’un fichier de prospects	3 ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect	Norme simplifiée n°48
Gestion d’une lettre d’information (Newsletter)	Jusqu’au désabonnement de la personne concernée	Article 6-5° de la loi n°78-17 modifiée
Conservation des numéros de carte bancaire	Les données relatives aux cartes bancaires sont supprimées une fois le paiement réalisé. Toutefois, nous pouvons les conserver en archivage intermédiaire pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction. Le cas échéant, les données seront conservées pour une durée maximale de 13 mois, extensible à 15 mois afin de prendre en compte la possible utilisation d’une carte de paiement à débit différé.	Délibération n° 03-034 du 19 juin 2003 portant adoption d’une recommandation relative au stockage et à l’utilisation du numéro de carte bancaire dans le secteur de la vente à distance Article L 133-24 du Code monétaire et financier.

Quels sont les droits dont vous disposez et comment les exercer ?

Une personne concernée par un traitement de ses données à caractère personnel détient des droits :

Droit à l’information:

Le Village de François doit vous transmettre un certain nombre d’informations si vous en faites la demande. Ex : identité du responsable de traitement, finalités, …,

Le Village de François s’engage à vous transmettre ces informations de manière claire et précise.

Droit d’accès et de communicationde toutes les données qui la concerne

Vous pouvez demander au Village de François d’avoir accès à vos données et d’en obtenir une copie lorsque celles-ci font l’objet d’un traitement.

Droit de rectification:

Vous pouvez obtenir du Village de François la rectification de vos données lorsque celles-ci sont erronées ou inexactes. Le Village de François peut vous demander de vous identifier auprès d’elle lorsque la demande porte sur des données dites « sensibles »

Droit à l’oubli

Vous pouvez demander au Village de François qu’elle supprime toutes les données qu’elle détient vous concernant, dans la limite des données qui lui sont nécessaires pour remplir ses obligations contractuelles ou légales.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à un traitement lorsque vous êtes placé dans une situation particulière. Un justificatif est nécessaire en dehors des demandes portant sur la prospection commerciale.

Droit à la portabilité des données:

Vous pouvez récupérer auprès du Village de François toutes les données vous concernant dans un format lisible et compréhensible par la machine ou demander au Village de François de les transmettre à un autre organisme.

Droit à la limitation du traitement:

Vous pouvez demander au Village de François de conserver vos données sans les utiliser. Celles-ci sont donc gelées pendant une durée temporaire dans les cas où vous exercez un autre droit en parallèle (ex : contester l’exactitude des données, s’opposer au traitement de ses données, illicéité du traitement).

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL:

Si vous considérez que la politique de protection des données de l’association n’est pas conforme à la règlementation européenne ou que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès de la CNIL sur le site www.cnil.fr

Droit à l’humanisation (décisions individuelles automatisées) :

Dans la mesure où le Village de François est amené à prendre des décisions totalement automatisées vous concernant, vous avez la possibilité de nous demander de faire appel à une intervention humaine dans la prise de ladite décision. Ce droit vous est octroyé en dehors des exigences contractuelles ou lorsque vous n’y avez pas renoncé de manière éclairée, explicite et univoque.

Pour exercer vos droits, adressez-vous au relais RGPD de le Village de François : administration@levillagedefrancois.com

Avec qui le Village de François partage-t-elle ses données ?

Les données personnelles collectées vous concernant sont utilisées uniquement par notre association. Toutefois, dans le cadre de notre activité, le Village de François peut faire appel à des sous-traitants qui peuvent recevoir communication de vos données à caractère personnel. Le cas échéant, le Village de François s’assure de la conformité de tous ses sous-traitants dans le respect des exigences posées par le RGPD et par la jurisprudence.

Nos sous-traitants sont :

123DEV
Kinsta
Alterétic – Groupe
Endrix
ANTOLI
EXCO
GROUP ON LINE – Ingenico
Mailchimp
SEQUOIA SOFT (ASTERIO)
SOGECOMMERCE
VOSFACTURES.FR

En outre, le Village de François ne divulgue pas vos données personnelles à des tiers, excepté si :

Vous en formulez la demande ou en autorisez la divulgation;
le Village de François y est contraint par une autorité gouvernementale ou un organisme de règlementation, en cas de réquisition judiciaire, de citation à comparaitre ou de toute autre demande gouvernementale ou judiciaire similaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ;
le tiers n’en est destinataire uniquement que pour des fins caritatives;
le tiers agit en tant qu’agent ou partenaire de le Village de François dans l’exécution des services.

IV – Les cookies :

Lors de votre visite, le Village de François peut implanter un « cookie » dans votre ordinateur. Un « cookie » permet d’enregistrer les informations relatives à la navigation de votre ordinateur sur notre site (les pages consultées, la date et l’heure de consultation, etc.) que le Village de François pourra lire lors de votre prochaine visite sans toutefois pouvoir vous identifier directement.

Exemple d’utilité : Les informations fournies dans un questionnaire ne vous seront pas demandées à nouveau.

Les cookies utilisés sur le site sont les suivants :

lors du processus de Demande d’inscription au Village de François :
- bp-messages-last-check (cookie fonctionnel qui ne stocke aucune donnée personnelle) : stocke la date de dernière interrogation des messages [durée de rétention = 1 jour]
lors de l’utilisation de l’extranet, une fois inscrit au Village de François :
- bp-messages-last-check (cookie fonctionnel qui ne stocke aucune donnée personnelle) : stocke la date de dernière interrogation des messages [durée de rétention = 1 jour]
- wordpress_sec_* : cookie fonctionnel qui assure une protection du compte connecté, stocke les détails du compte. [durée de rétention = 15 jours]
- wordpress_logged_in_* : cookie fonctionnel qui stocke les informations compte connecté. [durée de rétention = 15 jours]

Certains de nos cookies permettent à notre site de fonctionner de manière optimale. Ces cookies « fonctionnels » ne pourront donc pas faire l’objet d’une demande d’opposition ou de suppression.

Pour tout autre type de cookies, vous pouvez vous y opposer et les supprimer via la bannière informative affichée lors de la consultation initiale de notre site web.

Les cookies ayant notamment pour objectif d’assurer que les fonctionnalités de notre site vous correspondent et que ce dernier soit le plus performant possible, nous tenons à vous informer que leur paramétrage est susceptible de modifier vos conditions d’accès à notre site et, par conséquent, d’en limiter les performances.

V – Notre engagement pour respecter l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel :

La sécurité de nos serveurs d’hébergement

Les serveurs d’hébergement sur lesquels le Village de François traite et stocke vos données sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne et répondent à un niveau de sécurité conforme à la typologie de ces dernières.

Conformément au Règlement Général de Protection des Données une analyse d’impact est réalisée sur les traitements sensibles afin de déterminer notre capacité à réaliser le traitement de ces données en toute sécurité.

Les mesures mises en œuvre pour respecter notre engagement

Dans le cadre de ses services, le Village de François accorde la plus haute importance à la sécurité et à l’intégrité des données personnelles de ses clients.

Ainsi, et conformément au RGPD, le Village de François s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité de vos données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

Par ailleurs, afin d’éviter tout accès non autorisé, et pour garantir l’exactitude et la bonne utilisation de vos données, le Village de François a mis en place des procédures numériques, physiques et d’encadrement appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies à travers ses services.

Malgré tout, personne ne peut se considérer comme étant complètement à l’abri d’une malveillance.

C’est pourquoi, dans le cas où une faille de sécurité présenterait un risque élevé pour l’intégrité ou la confidentialité de vos données, le Village de François s’engage à vous en informer dans un délai raisonnable et à prendre toutes les mesures possibles pour neutraliser l’intrusion et en minimiser les impacts. Dans le cas où vous subiriez un dommage du fait de l’exploitation d’une faille de sécurité par un tiers, le Village de François s’engage à vous fournir toute l’assistance nécessaire afin que vous puissiez faire valoir vos droits.

Il convient de garder à l’esprit que toute personne exploitant une faille de sécurité s’expose à des sanctions pénales et que le Village de François prendra toutes les mesures, y compris par le biais d’un dépôt de plainte et/ou d’une action en justice, pour préserver les données, ses droits et ceux de ses bénéficiaires et/ou patient et d’en limiter l’impact au maximum.

VI – Modification de notre Politique de Confidentialité :

Le Village de François se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur.

Les modifications apportées seront notifiées sur notre site internet. Cette notification comprendra un lien vous permettant d’accéder à la politique de confidentialité modifiée, et ce, pendant une durée raisonnable. Nous pourrons communiquer également sur cette modification par tout autre moyen d’information que nous jugerons utile et opportun.